9.7+NTC+3234-ABRIL+13

NTC 3234 CIRCULARES
 **NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3234 **


 * OBJETO: Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares. **


 * DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN **
 * 1. DEFINICIONES **
 * Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: **


 * 1.1 __Circular:__ comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. **
 * 1.2 __Acrónimo__: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social. **
 * 1.3 __Anexo:__ documento o elemento que acompaña la circular. **
 * 1.4 __Asunto:__ Síntesis del contenido de la circular. **
 * 1.5 __Despedida:__ palabra o frase final de cortesía. **
 * 1.6 __Destinatario:__ persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación. **
 * 1.7 __Encabezado:__ línea de identificación para indicar la continuidad del documento. **
 * 1.8 __Espacio:__ distancia horizontal de escritura. **
 * 1.9 __Estilo:__ orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.10 __Fecha:__ lugar de origen del documento, día, mes y año de envió. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.11 __Interlínea:__ distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.12 __Líneas especiales:__ anexos e identificación del transcriptor. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.13 __Logotipo:__ Símbolo que identifica a una empresa. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.14 __Membrete:__ inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.15 __Modelo__: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.16 __Número o referencia__: Identificación consecutiva del documento. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.17 __Razón social__: nombre que identifica a una empresa. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.18 __Remitente:__ nombre, apellidos y cargo del firmante. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.19 __Renglón:__ (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.20 __Saludo o vocativo__: línea de cortesía. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.21 __Sigla:__ abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.22 __Texto:__ cuerpo del mensaje. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.23 __Transcriptor__: persona responsable de digitar el documento. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">1.24 __Zona:__ espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos. **

**<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">2.1. De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en: **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">2. CLASIFICACIÓN **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">2.1.1 Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">2.1.2 Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">2.2.2 De acuerdo con el estilo se clasifican en: ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">2.2.2.1 Bloque extremo ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">2.2.2.2 Bloque ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">REQUISITOS **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">3.1 MÁRGENES **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Superior entre 3 cm y 4 cm **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Inferior entre 2 cm y 3 cm **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm. **

**<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">3.2. Zona 2 ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">3. ZONAS **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">3.1. Zona 1 **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">3.3 CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR) ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">3.4 CIRCULAR INTERNA O GENERAL ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">3.4.1 Denominación del documento ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada. ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">3.4.2 Numero (referencia) ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Ejemplos. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">CIRCULAR ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">RH-172 ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">__Fecha__ ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a tres interlineas del numero (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">EJEMPLO **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Villavicencio, 19 de Febrero 2011 ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">__Destinatario__ ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">EJEMPLOS ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos . **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;"> __Asunto (opcional)__ ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos . **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">EJEMPLO. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Asunto: Fiesta de integración **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">__Texto__ ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">EJEMPLOS **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Con agrado informamos al personal…………. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">La Dirección Administrativa se complace en comunicar………….. ** **<span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;"> __Páginas subsiguientes__ **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Se tiene en cuenta lo siguiente: **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y número de la página contra el margen derecho. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviada o el numero (referencia); código de dependencia o código de dependencia y número. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">EJEMPLOS **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Márgen izquierdo **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Para todo el personal **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Para todo el personal 96-10-15 **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Para todo el personal 41235 **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">DTH-41235 **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">El primer párrafo de las páginas antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">__Despedida__Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con una expresión breve seguida de coma o con frase de cortesía terminada en punto (.) **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Nota: Se usa una de las dos opciones **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">EJEMPLO: **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Atentamente, **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">__Remitente__El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">De preferencia se firma a mano, sólo se justifica la firma mecánica (facsímil) o en la matriz, cuando la cantidad sea excesiva. **


 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">__Líneas especiales__Los anexos e identificación del transcriptor se establecen según lo especificado en los numerales 3.3.10.1 y 3.3.10.3 de la NTC 3393. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">__ASPECTOS GENERALES__La circular interna no lleva saludo. **
 * <span style="color: #3179bd; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 13pt;">Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC 3393. **