9.5.1+TRD

TRD

Elaboración, Evaluación y Aplicación
 * TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL **

Listado de SERIES con sus correspondientes **TIPOS DOCUMENTALES **, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del **CICLO VITAL **de los documentos
 * DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL **

Facilitan el manejo de la información.
 * IMPORTANCIA DE LAS TRD **

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo. <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">2. Analisis De La información Recolectada

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">3. Elaboracion y representación de las tablas de retención.

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">•Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia). <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Reglamento General de Archivos, Art. 19:

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">DOCUMENTO DE ARCHIVO <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN **


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 1 **


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">. **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• DOCUMENTOS DE ARCHIVO

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• DOCUMENTOS DE APOYO

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 2 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Elaboración de Separadores

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 3 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Clasificación Documental Series y Subseries
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> PASÓ 4 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos. Documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Se debe identificar cada una de las unidades documentales así: <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">– Código de la Oficina <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">– Código de la Serie <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">– Código de la Subserie <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">– Nombre del Expediente <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 5 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos), pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información. <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 6 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Ordenación

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni Secundarios como: <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Duplicados <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Constancias
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 7 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Depuración

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 8 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Foliación


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 9 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Ubicación Física

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 10 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Identificación de Archivadores

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 11 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Clasificación Documentos de Apoyo

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central. <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micro sitio del Archivo: <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislación Archivística.


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASÓ 12: **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> ELABORACIÓN DE SEPARADORES

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 13 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">. Ubicación Física: Documentos de Apoyo


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 14. **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO

➢ <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia ➢ <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión.


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PASO 15 **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Inventario Documental

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">• Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">FOLIACION DE ARCHIVOS **

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Acto de enumerar los folios solo por su cara recta

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solo a esta. <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Segunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe número <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Lo escrito o impreso en una cara
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">FOLIO RECTO **
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">FOLIO VUELTO **
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">FOLIO: **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Hoja
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">FOLIAR: **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Acción de numerar hojas
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PAGINA: **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;"> Cara de una hoja.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">PAGINAR **<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">: Acción de numerar páginas
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">OBJETIVOS **

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundario (archivo central al archivo histórico). <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">En SERIES DOCUMENTALES SIMPLES (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">En SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la Continuación de la primera.

<span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Se deja constancia en el área de NOTAS del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re foliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación <span style="color: #632035; font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto, no se deben retirar, ni foliar.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 12pt;">SOBRES DE PROTECCIÒN **